BAHAN-BAHAN DAN ALAT-ALAT KEARSIPAN

BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN

      

A.    Jenis Bahan dan Alat Kearsipan

1.      Bahan kearsipan

      Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat). Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus.

      Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut.
a.   Kartu Indeks

      Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:
1)  Judul/nama surat, 
2)  Nomor surat,
3)  Hal surat, 
4)  Tanggal surat,
5)  Kode surat,
6)  Kode kartu indeks.

      Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si petugas atau si penyimpan lupa tentang judul/caption surat yang dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

      Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui tentang masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika tidak mengetahui, maka sebelum mencari di tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

      Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad (alfabetis). Perhatikan contoh dibawah ini!

Kartu indeks

 

Untuk menyimpan kartu indeks ini digunakan pula cardex seperti gambar dibawah ini:

Cardex                                    

 

b.   Kartu Tunjuk Silang

      Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.

      Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja.

      Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut: 1)      Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

Contoh:

Abdurarahman Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut, artinya arsip disimpan dengan indeks Wahid, Abdurrahman. Sedangkan nama yang lain menjadi petunjuk silangnya. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lain.

Kartu tunjuk silangnya sebagai berikut:

 

    2      Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak bisa disimpan pada laci filing cabinet 
        karena ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya.
    Contoh:
    Surat yang diterima dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika mempunyai lampiran 
    yang berupa peta gambar keadaan Gunung Merapi. Surat disimpan di filing cabinet, sedangkan  
   peta disimpan pada lemari arsip, maka dibuatkan kartu tunjuk silangnya sebagai berikut:

Peta disimpan dengan indeks: Peta Gambar Keadaan Gunung Merapi.
Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisikan dapat dibuatkan petunjuk silangnya.
      Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan menggunakan laci cardex (kalau kartu tunjuk silangnya banyak). sedangkan jika kartu tunjuk silangnya sedikit maka dapat disimpan pada bagian paling belakang laci filling cabinet,dibelakang guide PS (Petunjuk Silang).

c.   Lembar Pinjam Arsip (outslip)

      Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut: 
1)      Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip. 
2)      Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang 
       dipinjam. 
3)      Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam. 
4)      Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan. 
5)      Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

      Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut: 
1)      Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam. 
2)      Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman. 
3)      Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan 
       ingatan.

Berikut contoh lembar pinjam arsip:

Lembar Pinjam Arsip

  d.      Map Pengganti (out folder)

      Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.

2.      Alat kearsipan

      Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.

      Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut ialah:

a. Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

b.  Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.

c.  Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping 

      Setelah mengenali berbagai istilah dalam penyimpanan arsip, lalu kita beranjak pada macam-macam peralatan kearsipan, peralatan kearsipan merupakan bagian pekerjaan dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakanpun sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan, jenis-jenis peralatan kearsipan tersebut adalah:

a.    Filing Cabinet

      Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.

      Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci.

      Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam.

 

b.    Rotary (alat penyimpanan berputar)

      Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

 

 

c.    Lemari Arsip

      Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar. 

d.    Rak Arsip

      Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.   

e.   Map Arsip

      Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:

1).      Stopmap folio, map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif.

2).     Map snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator.

3).    Folder, map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

4).            Hanging folder, folder yang mempunyai besi penggantung, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

f.      Guide

           Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau 
     sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:

a.   Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

b.   Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.

      Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter.

      Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.

      Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut:

a.       Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).

b.   Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).

c.   Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub-sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

  

g.    Ordner

      Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

      Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

h.      Stapler

      Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi:

a.   Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

b.    Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

c.      Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 
      lembar kertas. 

i.      Perforator

      Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut:

a.    Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan   nama plastik, dan lain-lain.

b.   Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner.

c.      Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan   ke dalam ordner.

j.       Numerator

      Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut:

a.   Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

b.   Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit.

k.      Kotak/box

      Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet ke samping.

l.     Alat Sortir

   Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton.

m.     Label

      Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.  
n.        Tickler file

    Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

 

 o.    Cardex (card index) cabinet

      Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

 p.    Alat Penyimpan Khusus

       Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dengan perkembangan teknologi. Bahkan adapula alat penyimpan data yang berada di dunia maya seperti pemanfaatan Google Drive dan Dropbox.

B.    Fungsi Bahan dan Alat Kearsipan

1.      Fungsi Bahan Kearsipan

      Bahan Kearsipan memegang peranan penting di dalam pelaksanan kegiatan kearsipan, dengan adanya bahan kearsipan menjadikan siklus kearsipan menjadi mudah, cepat, tepat guna dan daya pemanfaatannya yang tinggi. Penyesuaian bahan kearsipan sangat diperlukan mengingat jenis dari arsip yang berbeda-beda. Memilih dan menggunakan bahan kearsipan yang tepat guna merupakan syarat utama pengelolaan arsip yang baik. Bahan kearsipan mempunyai beberapa fungsi, diantaranya:

a.       Sebagai alat bantu pengelolaan arsip.

b.      Alat untuk memudahkan penyimpanan arsip, bisa juga sebagai wadah penyimpanan arsip.

c.       Bahan kearsipan yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan dan pengelolaan arsip.

2.      Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut:

a.       Sebagai sarana penyimpan arsip.

b.      Alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan.

c.       Alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama.

d.      Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara maksimal.